4 Perjanjian Penting dalam Bisnis Corporate Travel
Negosiasi kerja yang penting dengan lawan bisnis seringkali tidak lagi dilangsungkan di ruang rapat kantor pusat masing-masing pihak yang umumnya terletak di jantung kota yang padat. Kebutuhan pengusaha terhadap perjalanan bisnis sudah memiliki porsi yang terpisah dalam anggaran dan dirancangkan untuk satu tahun berjalan. Perjalanan bisnis tidak hanya berhenti dalam tahap negosiasi pekerjaan inti, karena setelah semua urusan ‘profesional’ selesai, pebisnis tidak akan menyia-nyiakan perjalanan bisnis dengan langsung menuju tempat kepulangan.
Perjalanan bisnis akan ditutup dengan perjalanan ‘ekstra’ ke tempat-tempat eksotis yang atraktif bagi turis. Tanggung jawab untuk merancang seluruh unsur business trip pada umumnya diserahkan kepada bagian kesekretariatan suatu perusahaan. Perencanaan satu perjalanan bisnis yang sekali selesai mungkin mudah, namun bagaimana dengan pebisnis yang membutuhkan perjalanan bisnis selama tahun berjalan dan dengan frekuensi yang intens?
Pertanyaan besar diatas dijawab dengan kehadiran portal manajemen corporate travel, sebuah scope bisnis baru yang menawarkan jasa untuk mengatur kebijakan perjalanan bisnis sebuah perusahaan. Perusahaan corporate travel akan mengambialih seluruh urusan yang menyangkut kesediaan kamar dan transportasi agen perjalanan, perencanaan anggaran, dan pelunasan tagihan-tagihan. Berdasarkan alur perencanaan ini, perusahaan corporate travel akan membangun relasi dengan sekian banyak bisnis di sektor pariwisata.
Perusahaan corporate travel menanggung risiko yang lumayan besar, terutama terhadap jaminan keselamatan terhadap klien, jaminan kualitas dan kenyamanan perjalanan, serta kemudahan akses pembayaran terhadap jasa yang diberikan. Dengan potensi risiko yang luas, perusahaan corporate travel sepatutnya aware dengan aspek-aspek hukum yang akan memproteksi kelangsungan usaha mereka. Transaksi antara perusahaan corporate travel dengan klien dan pihak-pihak lain yang berhubungan wajib dilandasi oleh perjanjian-perjanjian yang mengikat kedua belah pihak. Dari segi kebutuhan, apa saja jenis-jenis perjanjian yang perlu diberikan atensi lebih oleh pengusaha di bidang ini?
Pada dasarnya, terdapat empat jenis perjanjian yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan corporate travel dalam membangun relasi bisnis:
Perjanjian Perjalanan Korporasi
Perjanjian ini adalah jantung dari kegiatan usaha perusahaan corporate travel dengan korporasi yang membutuhkan jasa pengurusan perjalanan bisnis. Sifat dasar perjanjian ini merupakan perjanjian jual-beli, dimana ada penyerahan barang dan harga yang dibayarkan. Di dalam perjanjian in, korporasi dan perusahaan corporate travel akan menyepakati hal-hal dasar mengenai harga jasa dan jenis-jenis jasa yang dibutuhkan oleh korporasi. Keduanya akan mengatur jangka waktu pengurusan aspek perjalanan bisnis, yaitu sampai berapa lama, frekuensi, dan berapa kali perjalanan bisnis yang akan diurus oleh perusahaan corporate travel.
Perjanjian ini juga akan memasukkan secara rinci kebutuhan korporasi dalam perjalanan bisnisnya. Jasa yang ditawarkan perusahaan corporate travel penyediaan pedoman perjalanan (itienary), reservasi tiket transportasi domestik maupun internasional (maskapai penerbangan, kapal, kereta, rental mobil), boarding pass bandara, reservasi hotel, program paket wisata (domestik/luar negeri), asistensi pengurusan visa dan paspor, keamanan peserta perjalanan, penyediaan paket meeting, hingga pembelian cinderamata.
Perusahaan corporate travel membagi produk yang mereka tawarkan ke dalam paket-paket perjalanan bisnis.. Di dalam perjanjian ini, akan diatur hak dan kewajiban yang harus dipenuhi kedua belah pihak, serta segala syarat kelengkapan dokumen yang harus disertakan korporasi agar pihak corporate travel dapat mengurus kebutuhan perjalanan. Selain itu, diatur pula metode pembayaran yang dapat dipilih oleh konsumen, harga yang harus dibayarkan termasuk pajak, prosedur penyicilan, dan mekanisme re-fund. Serta yang paling penting, konsumen dapat mempunyai kepastian terhadap skema asuransi perjalanan yang dijamin oleh perusahaan corporate travel serta standar performa pelayanan yang harus dipenuhi sesuai paket perjalanan bisnis yang telah disepakati.
Perjanjian Keagenan
Jasa pokok yang ditawarkan oleh perusahaan corporate travel adalah kemudahan pengurusan akomodasi dan reservasi moda transportasi. Paket-paket perjalanan bisnis yang ditawarkan oleh perusahaan biasanya juga disertai dengan tawaran harga potongan hotel maupun sarana transportasi yang berada di bawah harga normal. Sebelum paket-paket tersebut ditawarkan ke klien, tentunya perusahaan corporate travel perlu mengadakan perjanjian keagenan dengan maskapai penerbangan dan perjalanan darat.
Perusahaan corporate travel akan bertindak sebagai agen resmi yang akan menyalurkan pernjualan tiket sarana transportasi maupun hotel. Umumnya, di dalam perjanjian keagenan ini akan dicantumkan bentuk kompensasi atau pembagian keuntungan antara perusahaan corporate travel dan perusahaan transportasi untuk setiap penjualan tiket. Sebagaimana perjanjain keagenan, pada dasarnya perusahaan corporate travel menjual atas nama prinsipal, yaitu perusahaan transportasi atau perhotelan. Perusahaan corporate travel akan dibebani kewajiban untuk menyetorkan uang tertentu sebagai deposit di perusahaan transportasi, tingkat minimum deposit bervariasi tergantung jenis tempat duduk yang biasanya termasuk dalam paket perjalanan bisnis yang menjadi produk perusahaan corporate travel.
Perjanjian Penyedia Jasa Asuransi
Dalam kontrak pokok antara perusahaan corporate travel dengan klien, tercantum jaminan skema asuransi perjalanan bisnis serta batasan-batasan sejauh apa yang akan ditanggung oleh perusahaan apabila terjadi kerugian yang disebabkan oleh kejadian-kejadian tidak terduga. Oleh karena itu, perusahaan corporate travel sepatutnya mengadakan kerjasama dengan perusahaan asuransi.
Jaminan asuransi keadaan darurat yang paling penting untuk dimiliki oleh perusahaan corporate travel antara lain akses 24 jam ke pusat darurat global untuk mendapatkan informasi dan bantuan medis, pembayaran biaya medis, bantuan dokumentasi untuk klaim asuransi, akses ke pusat krisis keamanan, informasi akses ke kedutaan besar dan konsulat, bantuan evakuasi keamanan, bantuan kehilangan dokumen, pinjaman uang tunai pribadi darurat, pengembalian anak-anak dalam keadaan darurat, serta kunjungan darurat dari keluarga. Jenis-jenis jasa asuransi yang ditawarkan oleh perusahaan corporate travel dapat disesuaikan berdasarkan kebijakan sepihak perusahaan corporate travel dalam paket-paket perjalanan yang ditawarkan.
Di dalam metode pembayaran, klien akan memiliki opsi untuk melunasi transaksi melalui cash, transfer bank, kartu debit maupun kartu kredit. Di dalam fitur tersebut, pada umumnya akan tersedia pilihan-pilihan bank yang akan menjadi rekening tujuan pembayaran klien. Kemudahan opsi pembayaran ini dapat ditetapkan sebagai fitur setelah perusahaan corporate travel bekerjasama dengan bank. Perjanjian yang mengatur hal-hal di atas disebut perjanjian kerjasama merchant.
Merchant adalah istilah untuk orang perorangan, badan usaha atau badan hukum yang menjalankan usaha di bidang penjualan barang dan/atau jasa yang dapat menerima pembayaran dengan menggunakan kartu kredit ataupun kartu debit. Bank akan bertindak sebagai penerima nominal uang yang harus dibayarkan klien yang merupakan cardholder atau nasabah di bank tersebut, sebagai pembayaran atas paket perjalanan bisnis dan kemudian menyalurkan tagihan tersebut kepada perusahaan corporate travel dengan potongan-potongan fee sesuai ketentuan. Bank pada dasarnya punya kewenangan untuk menagih klaim kerugian apabila terjadi permasalahan dalam transaksi yang disebabkan oleh kelalaian perusahaan corporate travel. Perjanjian kerjasama ini penting untuk jaminan pembayaran bagi perusahaan, dimana untuk mencegah adanya fraud (penipuan) dari klien, bank yang akan memandu otorisasi pembayaran dan mengecek keabsahan identitas pemilik kartu.
Keseluruhan perjanjian di atas memastikan kelangsungan kegiatan usaha. Perusahaan corporate travel wajib menyediakan perjanjian perjalanan korporasi untuk memperjelas paket-paket perjalanan yang menjadi produk utama perusahaan. Aktivitas usaha perusahaan corporate travel bersinggungan dengan pelaku usaha dari sektor lainnya seperti asuransi, transportasi, dan perbankan. Oleh karena itu, perusahaan corporate travel patut mengakrabkan diri dengan empat perjanjian di atas untuk memastikan terbentuknya iklim berbisnis yang dapat dipercaya dan dipandang bonafid oleh calon klien.